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Última actualización: jueves 02 de abril del 2020

¿Qué son las actas de asambleas y la comisión verificadora?

Este documento consagra todo lo relacionado con la asamblea. Foto: 123RF

September 6, 2018

En esta oportunidad, el tema se centra en la etapa posterior a la celebración de la reunión ordinaria, pues existen varias responsabilidades del administrador, con el fin de garantizar la divulgación de las decisiones tomadas por el máximo órgano de administración
 

¿Qué debe contener el acta de asamblea?
 

De acuerdo con la Ley 675 del 2001, esta debe contener la forma de convocatoria, el orden del día, el nombre y la calidad de los asistentes, la unidad privada, el coeficiente, el quórum y las decisiones tomadas, incluyendo el número de votos y los porcentaje de aprobación.
 

En el caso de las asambleas ordinarias, los informes del contador, de la administración y del revisor fiscal (si existe) deben formar parte del acta, así como del consejo de administración. 
 

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También se recomienda identificar plenamente a quienes intervienen en la asamblea, por sus nombres completos e indicando la unidad privada de la cual son propietarios. Igualmente, el acta debe contener -de forma concreta- los hechos más trascendentales que suceden durante la reunión, así como las decisiones tomadas en cada caso. 
 

¿Quién firma las actas?
 

El acta debe ser firmada por las personas que han actuado en la asamblea como presidente y secretario.
 

Comisión verificadora del acta
 

Debe constatar que el contenido del acta concuerde con lo sucedido durante la asamblea. Algunos miembros designados para verificar la redacción han afirmado de manera errónea que tienen la facultad de aprobarla o adicionarla, lo cual no es cierto. 
 

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Si están en desacuerdo con cualquier punto, a la comisión verificadora del acta, no les corresponde corregirla directamente sino solicitar que el administrador lo haga si es el caso, o dejar constancia al respecto. 
 

La revisión del acta por parte de la comisión debe realizarse dentro de un lapso no superior a veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, salvo que el reglamento disponga otro término. 
 

¿Qué pasa si no firman el acta?
 

La Ley únicamente dispone que el presidente y el secretario de la asamblea deben suscribir el acta. Si se nombra una comisión verificadora, lo ideal es que sus integrantes también la firmen; si no lo hacen, el acta podrá publicarse sin la firma de los integrantes de la comisión.
 

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¿Quién debe publicarla y cuál es el término para hacerlo?
 

De acuerdo con lo previsto en la Ley 675 del 2001, el administrador tiene que publicar el acta en un lapso no superior a veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión. 
 

También establece que debe poner a disposición de los propietarios copia completa del texto del acta en la sede de la administración, informar a cada propietario y dejar constancia sobre la fecha y hora de la publicación. 
 

¿En caso de no divulgarla, los nuevos integrantes del consejo pueden ejercer sus cargos?
 

Una vez la asamblea hace los nombramientos, los elegidos podrán ejercer sus funciones. No es necesario esperar la publicación del acta, ya que este documento –aunque constituye prueba de lo sucedido en la reunión-, no autoriza a actuar como integrante del consejo.
 

¿Qué pasa si el administrador se niega a entregar el documento?
 

Tiene la opción de ir a la alcaldía correspondiente para que le ordene a la administración entregarla, su pena de incurrir en una sanción policiva.
 

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