Gran parte de la responsabilidad del buen funcionamiento en los edificios recae en el administrador. Sin embargo, el consejo y la asamblea, con sus decisiones, también son claves en diferentes instancias.

El revisor fiscal también cuenta.

En edificios de uso residencial, la asamblea nombra al administrador, excepto cuando exista consejo. Aun así, hay que tener en cuenta que actualmente este ítem está demandado.En los de uso comercial o mixto con más de 30 unidades privadas el administrador será nombrado obligatoriamente por el consejo. Para suscribir el contrato, el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general, hará las veces de representante legal de la persona jurídica, es decir, del edificio o conjunto.

Las funciones del administrador

Convoca a reuniones ordinarias o extraordinarias y somete a su aprobación el inventario y el balance general de las cuentas de su gestión, y un presupuesto de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

Es responsable de los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios, a quienes debe mantener informados sobre las actas de la asamblea general y del consejo de administración. A este tiene que presentarle las cuentas anuales, además, debe determinar el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, y diseñar el balance general del ejercicio anterior.

La contabilidad del edificio o conjunto también es su responsabilidad.

Cobra y recauda, directamente o a través de apoderados, las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas, y –en general–, las obligaciones. Si lo amerita, también inicia el cobro judicial.

Hace efectivas las sanciones impuestas por la asamblea general o por el consejo de administraciónque cuando se contradiga lo dispuesto en la Ley 675 o en los reglamentos.

Expide el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de propietario de un inmueble.

Eleva a escritura pública y registra las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribe ante la entidad competente todos los actos legales de la persona jurídica, a la que –además– representa judicial y extrajudicialmente.

Cuando es persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto.

En edificios nuevos. el propietario inicial (es decir, el constructor) puede contratar la administración provisional con un tercero si el órgano competente no ha elegido al administrador.

No obstante, una vez se hayan construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el 51 por ciento de los coeficientes de copropiedad, cesará su gestión.

Cumplida la condición, este deberá informar por escrito a todos los propietarios, para que la asamblea se reúna y haga el nombramiento de rigor, dentro de los 20 días hábiles siguientes. De no hacerlo, el propietario inicial podrá nombrar al administrador definitivo.

Consejo de administración

Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de 30 bienes privados (excluyendo parqueaderos o depósitos) deben tener un consejo de administración integrado por un número impar de tres o más propietarios de unidades privadas o sus delegados. En todos los demás casos será potestativo. Este ente es nombrado por la asamblea.

La Ley faculta a los consejos para imponer sanciones y para suscribir el contrato con el administrador; además, las funciones y otros aspectos de este órgano deben establecerse en el reglamento. Este ente debe cuidar que la persona jurídica cumpla sus funciones, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.

Revisor fiscal

Su presencia es obligatoria en los conjuntos de uso comercial o mixto. Es elegido por la asamblea, debe tener matrícula profesional vigente y estar inscrito en la Junta Central de Contadores.

No puede ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto en el que cumplirá sus funciones; tampoco puede tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales con el administrador y/o los miembros del consejo de administración.

Los edificios o conjuntos de uso residencial podrán contar con revisor fiscal, si así lo decide la asamblea general. En este caso, este funcionario podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto.

Como encargado del control de las operaciones de la persona jurídica, le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, así como las previstas en la Ley 675.

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