“Decisiones ajustadas a la ley y que ofrezcan seguridad jurídica, eso es lo que se busca con las reuniones anuales en los edificios y conjuntos que se preparan para los próximos días”.

Así lo advierte la abogada especializada en copropiedades, Nora Pabón, quien responde preguntas recurrentes, con base en las disposiciones de la Ley 675 del 2001 y de los reglamentos de propiedad horizontal, que deben ser acatadas antes, durante y después de la asamblea.

¿Cuántas asambleas ordinarias se pueden realizar en el año?

La ley prevé que la asamblea ordinaria se debe reunir por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento. En caso de que este no lo establezca, se hará dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal.

¿Cuáles son los objetivos de esta reunión?

Examinar la situación general y los aspectos económicos y financieros de la copropiedad; aprobar o no las cuentas y balances del último periodo presupuestal y los informes del administrador y del revisor fiscal.

A esto hay que sumarle el aval del presupuesto de ingresos, los gastos e inversiones para la respectiva vigencia y la adopción de medidas que garanticen el cumplimiento de las normas y el reglamento de administración.

¿Y en lo que concierne a nombramientos?

Efectivamente, debe efectuar los nombramientos que le correspondan. Además, tiene que examinar la situación general de la persona jurídica, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el año siguiente, y aprobar las reformas del reglamento.

¿Quién hace la convocatoria?

El administrador, con una antelación no inferior a quince días calendario. La citación se envía a cada propietario a la última dirección registrada, acompañada del listado de personas que deben cuotas.

Se debe incluir la relación de los dueños de las viviendas y un formato de poder en caso de que no puedan asistir.
Si no incluye esta documentación, y no participa de la asamblea le puede acarrear algún tipo de sanción o inclusive una multa.

¿También se deben adjuntar los estados financieros y el presupuesto?

Sí. Igualmente, hay que informarles a los propietarios que los libros se encuentran a su disposición en la administración.

A propósito de presupuesto, hay más copropiedades con piscinas que demandan más recursos, por ejemplo, para su mantenimiento.

¿Qué dice la ley?

En los edificios que tengan piscinas hay que prever los recursos para realizar obras; esto, con el fin de garantizar los derechos de las personas con algún tipo de limitación física.

Incluso, como los bienes comunes requieren de reparación, mantenimiento y conservación, los propietarios deben asumir las cuotas ordinarias y extraordinarias, y los arrendatarios y demás tenedores solo serán solidarios para el pago de las cuotas ordinarias.

¿Qué pasa si la asamblea no es convocada?

Se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada periodo presupuestal.

¿Cuáles son las recomendaciones básicas antes de esta reunión?

El éxito de esta cita anual depende, en gran parte, del administrador, lo que significa que este y los miembros del consejo de administración deben leer cuidadosamente el reglamento de propiedad horizontal, el reglamento interno (si lo hay) y la ley para estar preparados.

Una pregunta recurrente tiene que ver con los incrementos. ¿Cuáles se pueden contemplar?
Depende del presupuesto y del edificio o conjunto. Cada año sube el salario mínimo y con este, los gastos que demandan los trabajadores, la vigilancia y la administración, entre otros.
Aunque las personas a veces desean que no se aumenten las cuotas, es necesario hacerlo para mantener la calidad de vida en la copropiedad; esto incluye los bienes y servicios comunes y los derechos de los propietarios y usuarios.
La explotación de los bienes comunes de acuerdo con lo previsto en los reglamentos tiene por objeto disminuir el valor de las cuotas o destinar el dinero recaudado para gastos de inversión.

Hay más prácticas que manda la ley

La asamblea es conformada por los propietarios de unidades privadas o sus delegados.

La verificación del quórum es realizada por el administrador.

Quórum para decidir. Si el reglamento o la ley no exigen un quórum o mayoría superior en las reuniones de segunda convocatoria, la asamblea sesionará con un número plural de propietarios que represente, por lo menos, más de la mitad de los coeficientes; además, tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados.

¿Pueden asistir arrendatarios? Sí, con aval del administrador, pero no votan.

¿Y los morosos? Pueden asistir con voz y voto, solo si el reglamento interno lo permite.

Después de la primera reunión hay que surtir otros procesos

Luego de la asamblea hay que realizar otras tareas de rigor, entre ellas, levantar el acta que firmarán el presidente y el secretario.

Según la abogada Nora Pabón, allí se identificará si se trató de una asamblea ordinaria o extraordinaria, el tipo de convocatoria, el orden del día, el listado con los nombres de los asistentes, si asistió personalmente o a través de apoderado, su unidad privada y el coeficiente.

También se deberá incluir la relación de los votos emitidos en cada caso.
Vale recordar que una comisión verificará que la redacción del acta coincida con lo sucedido durante la asamblea, para lo cual tiene veinte días hábiles siguientes a la fecha de la reunión, tiempo en el que el administrador también deberá ponerla a disposición de los propietarios.
Además, a partir de la fecha de publicación del acta se contarán dos meses para impugnar las decisiones que no estén acordes con la ley o el reglamento.
Por otra parte, las reuniones de segunda convocatoria se citarán cuando no se logre el quórum.
Si el reglamento no establece pautas, la asamblea se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8 p.m. esta oportunidad la asamblea sesionará y decidirá con un número plural de propietarios con el quórum que establezca el reglamento y en caso contrario con cualquier porcentaje.

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