Las asambleas de copropietarios son reuniones importantes para los dueños de una propiedad horizontal. Por eso, desde Metrocuadrado te damos consejos para para tu próxima asamblea de copropietarios, y así puedas comprender que sus temas van desde lo financiero hasta lo administrativo, o resolver las inquietudes sobre cómo participar en estas reuniones.

Atendiendo al artículo 39 de la ley 675 de 2001, esta asamblea debe realizarse dentro del primer trimestre del año en curso. De no cumplirse con esta, se pueden generar sanciones importantes para la copropiedad, que terminarán asumiendo los propietarios que no asistan a la reunión.

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¿Cuándo se hace la convocatoria a la asamblea?

El plazo máximo que tiene la junta de administración para citar a los copropietarios es hasta el 16 de marzo, puesto que la ley establece que se debe convocar con, al menos, quince días calendario de anticipación antes de la fecha límite de la reunión.

Ricardo Cadena, administrador de propiedad horizontal, señala que las personas autorizadas para citar a la asamblea son el presidente de consejo y el revisor fiscal. Adicionalmente, brinda algunas precisiones sobre la convocatoria:

1. Citaciones personales: Se debe citar individualmente a cada propietario, y los medios de comunicación como carteleras en espacios comunes no se consideran, por ley, suficiente comunicación.

Generalmente este tipo de citaciones se hacen vía correo electrónico, o a través de una carta física en la última dirección residencial registrada.

2. Validez de la citación: Para que la citación sea válida debe contar con tres características.

• Convocatoria: Indicar que se llama a reunión con fecha, hora y lugar.

• Poder: Establecer quién cita.

• Cartera: Señalar el estado financiero del convocado en relación con la copropiedad.

3. Ausencia de la citación: En caso de que la junta de administración no cite a la asamblea, los copropietarios pueden reunirse durante el primer día hábil después del vencimiento del plazo establecido por ley.

Para el 2024, esta fecha será el día 1 de abril, cuando los copropietarios deberán hacer la asamblea por derecho propio y tomar las decisiones correspondientes.

¿Cuándo es la asamblea ordinaria de propiedad horizontal?

La fecha de las asambleas ordinarias de propiedad horizontal debe ser en el primer semestre del año en curso; es decir, que su plazo máximo es hasta el 31 de marzo. Sin embargo, por lo general esta se hace entre la última semana de febrero y la primera semana de marzo. Es preciso que consultes con la junta administradora de la copropiedad la fecha establecida para este año.

De acuerdo con Ricardo Cadena, administrador de propiedad horizontal, es recomendable hacer las asambleas lo antes posible, puesto que generalmente se hacen alzas en los costos (administración, arriendo, etc.), y se aplica la figura del cobro retroactivo.

Evitar que este cobro retroactivo se extienda hasta la última semana del trimestre facilita la gestión y el cobro a los arrendatarios, evitando posibles inconvenientes o disputas al respecto.

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¿Puedo enviar a alguien más para que asista por mí?

Según lo establecido por la ley 675 de 2001, cualquier persona mayor de edad puede ser apoderada por el propietario para que asista en su nombre. Esta persona puede tomar voz y voto en representación del propietario.

Este poder debe ser radicado por vías legales, y se debe encontrar debidamente firmado y autenticado por las partes. Siempre y cuando cumpla con estos requisitos, no puede ser negado por la administración de la copropiedad.

Algunos consejos útiles para tu asamblea:

De acuerdo con Ricardo Cadena, administrador de propiedad horizontal, hay varias cosas importantes a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones en la asamblea:

1. Procurar el alza automática anual: Establecer que, año tras año, el alza de la administración y el arriendo suban automáticamente, con el fin de evitar cobros retroactivos, posible mora por el no pago de estos cobros adicionales, entre otros.

2. Considerar la subida del Salario Mínimo: Cerca del 80% del presupuesto se destina en el rubro salarial, que aborda la empresa de vigilancia, aseo y administración. Es por ello que se recomienda que el alza de la administración se haga por el aumento del salario mínimo, y no por el IPC, ya que la ley permite que se haga por cualquiera de los dos.

3. Evitar las cuotas extraordinarias: En la asamblea también se puede establecer alguna cuota adicional a lo largo del año, bien sea para costear una reparación, un gasto específico, etc. Sin embargo, es ideal que todo esto se contemple y ajuste dentro del presupuesto para el año.

calendario asamblea ordinaria 2024

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¿Debe haber un mínimo de asistencia a la asamblea ordinaria?

Sí. De acuerdo con lo establecido por ley, el quórum mínimo para que la asamblea sea válida debe ser del número total de propietarios más uno. Por ejemplo, si en total hay cien copropietarios, deben asistir al menos 51. Sin este mínimo de asistentes, las decisiones que se tomen en la reunión no serán válidas y deberá repetirse la asamblea con un aforo mínimo aceptado legalmente.

¿Cómo queda constancia de lo establecido en la asamblea?

Los resultados de la reunión deben consignarse en un acta de asamblea que deberá ser socializada a todos los propietarios, informando de las decisiones que se tomaron y los puntos discutidos. Esta servirá como una hoja de ruta para el año en curso.

Ricardo Cadena, experto en el tema, señala que:

1. Es obligación legal que se consignen en un acta los puntos de la asamblea.

2. Posteriormente, esta acta se debe socializar en un plazo de 15 a 20 días.

3. El acta también debe tener firma del presidente del consejo de administración y el revisor fiscal, siempre y cuando exista esta figura en la copropiedad.

En caso de que esto no se haga efectivo, los copropietarios están en el derecho de impugnar el acta y declarar inválidas las decisiones tomadas en la asamblea.

También se puede impugnar si en las decisiones tomadas en la asamblea influyeron miembros que no son dueños de la copropiedad, apoderados en representación de un propietario, o representantes de estos.

¿Cómo sé si debo asistir a la asamblea de gestión de propiedad horizontal?

Las asambleas ordinarias de propietarios son, como su nombre indica, reuniones exclusivas para dueños de una copropiedad, donde se tomarán decisiones sobre la administración de esta durante el año en curso.

Debes asistir si eres copropietario de una propiedad horizontal, bien se trate de un conjunto, edificio de apartamentos, o un inmueble de carácter mixto (con locales de tipo comercial), debes asistir a esta asamblea. Es importante añadir que, si eres propietario, pero no resides en la propiedad, igualmente es tu responsabilidad hacer parte de la reunión.

Si eres arrendatario, no está en tu obligación asistir a la asamblea ordinaria, pues la citación que se hace a principio de año no te acoge a ti debido a tu rol dentro de la copropiedad, a menos que te encuentres apoderado por parte del propietario.

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Es importante tener presente que, si eres copropietario, es tu deber participar activamente en estas asambleas, ya que es una oportunidad para expresar tus opiniones, y tomar decisiones conjuntas sobre la gestión de la propiedad horizontal en la que tienes participación.

¿Qué es la asamblea ordinaria y qué se hace en ella?

La asamblea ordinaria es una reunión que se realiza de manera anual y es de carácter obligatorio de asistencia. En esta asamblea se tratan temas relevantes sobre la gestión que se ha tenido en los conjuntos residenciales durante el año anterior, y generalmente se toman decisiones importantes sobre la administración de la propiedad horizontal del nuevo año en curso.

Es muy importante asistir a las asambleas ordinarias de copropietarios puesto que, además de la socialización de los informes de gestión, donde se compartirán documentos importantes como los estados financieros, también se realizarán tareas importantes, entre las cuales se encuentran:

1. Revisión de la situación general de la copropiedad: se trata de una evaluación detallada de la situación legal, financiera y administrativa de la comunidad de propietarios o del edificio en cuestión. Implica revisar la documentación legal, incluyendo actas de asambleas, reglamentos internos, contratos de servicios, entre otros.

El objetivo es obtener una visión clara de la situación actual de la persona jurídica que representa la comunidad de propietarios, identificar posibles problemas o áreas de mejora, y tomar decisiones informadas para el beneficio colectivo de los propietarios.

2. Nombramiento de representantes: dado que las asambleas ordinarias convocan a muchas personas, y no es posible que todas atiendan durante el año los requerimientos de la copropiedad, se nombran personas encargadas de este trabajo. Entre los nombramientos más importantes, se encuentran el de los miembros del consejo de administración y el revisor fiscal, en caso de que esta figura exista.

La asamblea, además, debe tener un número impar de representantes, con el fin de que facilitar la toma de decisiones en la copropiedad.

Atendiendo al artículo 51 de la ley 675 de 2001, es importante tener en cuenta que el nombramiento del administrador es efectuado por el consejo de administración, no por la asamblea misma.

3. Estudiar las cuentas del último ejercicio: se revisan los ingresos y egresos de la copropiedad durante el último año, relacionando los gastos realizados para asegurar una transparencia en el ejercicio financiero y corroborar que no haya irregularidades.

4. Aprobar el presupuesto del año siguiente: hay una planeación a partir de las necesidades de la copropiedad. Además, se proyectará y aprobará la inversión para el año en curso. También se acordará el aumento del costo de administración.

asamblea ordinaria

¿Cuál es la diferencia con la asamblea extraordinaria?

Las asambleas extraordinarias son reuniones que se hacen fuera de las obligaciones por ley, y generalmente son espacios dedicados a la socialización y toma de decisiones sobre temas particulares y específicos decididos por la junta de administración. Pueden ser situaciones coyunturales, como asuntos de seguridad, cambio de empresa de aseo, alguna reparación de emergencia entre otros.

La convocatoria a las asambleas extraordinarias se hace de acuerdo al manual interno de la copropiedad. Debes estar pendiente de los canales de comunicación establecidos por la copropiedad para dar seguimiento a estas posibles asambleas.

Por: Santiago Urrego Ramírez

Fuentes Consultadas: Ricardo Cadena; Actualícese.

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Claves para asistir a la asamblea de copropietarios